Microsoft 365 · Automatisierung
Abläufe automatisieren mit Microsoft 365 und Power Automate
Onboarding, Offboarding und Genehmigungen, die heute an Zurufen, Mails und Excel-Listen hängen. Gebaut von jemandem, der das hauptberuflich tut.
Ablauf besprechen
Ausgangslage
Den Ablauf gibt es. Er steht nur nirgends.
Jemand fängt neu an, und drei Leute schreiben sich Mails: Wer legt das Konto an, wer bestellt das Gerät, wer gibt welche Ordner frei? Beim Wechsel in eine andere Abteilung bleibt der alte Zugriff bestehen. Beim Austritt läuft dasselbe rückwärts, nur wird es öfter vergessen.
Das liegt selten an der Technik. Es fehlt eine Stelle, an der die Angaben vollständig stehen, und eine Regel, wer wann was freigibt. Solange beides im Kopf einzelner Personen liegt, hängt der Ablauf an ihnen.
Aufgabe
Erst die Daten, dann der Automatismus.
Automatisieren lässt sich nur, was eindeutig ist. Jedes Vorhaben beginnt deshalb mit zwei Fragen: Woher kommt die Angabe, und wer entscheidet? Steht das fest, übernimmt Microsoft 365 den Rest. Ein Formular löst den Ablauf aus, die zuständige Person gibt frei, und was danach kommt, entsteht aus den Angaben im Formular.
In vielen Betrieben ist das Werkzeug dafür schon bezahlt. Wer Microsoft 365 nutzt, hat Power Automate in der Regel bereits im Paket und verwendet davon nur Outlook und Teams.
- EingabeApp oder Formular: Name, Startdatum, Abteilung
- AutomatisierungDaten prüfen, Aufgaben erstellen, an die zuständigen Bereiche verteilen, Freigabe einholen
- FreigabeDie oder der Vorgesetzte genehmigt
- IT und FachbereicheKonto erstellen, Zugänge vergeben, Aufgaben verteilen
- BenachrichtigungDie E-Mail an alle Beteiligten geht automatisch raus
- AbgeschlossenDer Ablauf ist erledigt und nachvollziehbar festgehalten
Umfang · was sich automatisieren lässt
-
01
Onboarding
Ein Formular statt fünf Mails: Konto, Lizenz, Gruppen, Postfach und Zugriffe entstehen aus den Angaben zur neuen Person, nachdem die zuständige Stelle freigegeben hat.
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02
Wechsel und Offboarding
Wechselt jemand die Abteilung oder scheidet aus, ändern sich die Zugriffe nach demselben Muster: Anmeldung sperren, Lizenz freigeben, Postfach übergeben. Nichts bleibt offen, weil es jemand vergessen hat.
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03
Genehmigungen
Urlaub, Bestellung, Rechnung oder die Freigabe eines Dokuments: Die Anfrage geht an die richtige Person, die Entscheidung wird festgehalten, und niemand sucht später im Postfach danach.
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04
Automatismen nach Attributen
Abteilung, Standort oder Funktion steuern, was jemand bekommt. Gruppen, Verteiler und Zugriffe folgen den Stammdaten, statt für jede Person von Hand gepflegt zu werden.
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05
Power Apps und Formulare
Kleine Anwendungen für das, was heute in Excel-Listen liegt: Erfassung am Handy oder am Rechner, Daten in einer SharePoint-Liste, Auswertung ohne Abtippen.
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06
Website und Schnittstellen
Anfragen aus dem Formular der Website landen sortiert im richtigen Postfach, in Teams oder in einer Liste. Weitere Systeme werden über Schnittstellen angebunden.
Ablauf · in vier Schritten zum fertigen Ablauf
-
01
Aufnehmen
Der Ablauf wird so aufgeschrieben, wie er heute wirklich läuft: wer anstößt, wer entscheidet, wer ausführt.
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02
Klären
Woher kommt jede Angabe, und wer gibt frei? Erst wenn Daten und Zuständigkeit feststehen, wird gebaut.
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03
Bauen und testen
Der Ablauf entsteht in Ihrer Microsoft-365-Umgebung und wird an echten Fällen geprüft, bevor er gilt.
-
04
Übergeben
Dokumentation, Einweisung und auf Wunsch laufende Betreuung. Sie wissen, was der Ablauf tut und wo er steht.
Nicht alles gehört automatisiert. Was selten vorkommt oder jedes Mal anders läuft, bleibt eine Checkliste. Das wird gesagt, bevor ein Angebot entsteht.
Gebaut wird in Ihrer Umgebung. Die Abläufe gehören Ihnen und laufen weiter, auch wenn Sie später mit jemand anderem arbeiten.
Woher das kommt
Kein Nebenthema, sondern der Hauptberuf.
Hintergrund
Beruf
Kay Strack arbeitet hauptberuflich als Cloud Engineer. Genehmigungsabläufe, Power-Automate-Flows und Power Apps gehören dort zum Alltag, vom Onboarding bis zum Offboarding.
Namen von Unternehmen aus dieser Arbeit stehen hier nicht. Sie gehören nicht KKM-Design.
Beruflicher Werdegang auf LinkedInWas das heißt
Haltung
Ein Automatismus ist nur so gut wie die Regel dahinter. Deshalb wird zuerst der Ablauf geklärt und danach das Werkzeug gewählt, nicht umgekehrt.
Kein Flow ohne Dokumentation
Jeder Ablauf wird beschrieben übergeben: was ihn auslöst, was er tut und wer ihn ändern darf. Sonst hat man nur eine neue Abhängigkeit gebaut.
Woran sich das zeigt
Referenz
Bei BK-Praxisnah gehörten interne Automatisierungsabläufe zur Einrichtung der Microsoft-365-Umgebung. Was hier steht, ist von der Kundin freigegeben. Wie die Abläufe im Einzelnen gebaut sind, steht bewusst nicht auf einer öffentlichen Seite.
Microsoft 365 & Automatisierung Design, das wirkt. Technik, die trägt.
Häufige Fragen
Was Unternehmen vorher wissen wollen.
Was ist Power Automate?
Power Automate ist der Dienst von Microsoft, mit dem sich Abläufe zwischen Anwendungen automatisieren lassen. Ein Auslöser, etwa ein ausgefülltes Formular, eine eingehende E-Mail oder ein neuer Eintrag in einer Liste, startet eine festgelegte Folge von Schritten. Power Automate gehört zu Microsoft 365 und arbeitet mit Outlook, Teams, SharePoint und vielen weiteren Diensten zusammen.
Welche Abläufe lassen sich automatisieren?
Geeignet ist, was regelmäßig vorkommt, klar geregelt ist und auf eindeutigen Daten beruht: Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden, Genehmigungen, Ablage von Dokumenten, Benachrichtigungen und die Übergabe von Anfragen aus der Website. Was nur zweimal im Jahr vorkommt oder jedes Mal anders läuft, bleibt besser eine Checkliste.
Wie läuft ein automatisiertes Onboarding ab?
Die Führungskraft oder die Personalstelle füllt ein Formular mit den Angaben zur neuen Person aus. Die zuständige Stelle gibt frei. Danach entstehen Konto, Lizenz, Gruppen, Postfach und Zugriffe aus genau diesen Angaben, und alle Beteiligten erhalten eine Nachricht mit dem, was für sie zu tun bleibt. Beim Austritt läuft derselbe Weg rückwärts.
Brauchen wir dafür zusätzliche Lizenzen?
Oft nicht. Power Automate ist in den gängigen Microsoft-365-Plänen mit den Standardverbindungen enthalten. Für einzelne Anbindungen und für Gruppen, die sich nach Attributen selbst pflegen, kann eine Zusatzlizenz nötig sein. Was Ihr Vorhaben braucht, wird geprüft, bevor etwas gebaut wird.
Was kostet eine Automatisierung?
Das hängt vom Ablauf ab: von der Zahl der Schritte, der beteiligten Systeme und davon, wie klar die Daten heute vorliegen. Nach der Aufnahme des Ablaufs erhalten Sie eine nachvollziehbare Einschätzung. Abgerechnet wird nach Aufwand oder zu einem Pauschalpreis, je nachdem, wie genau der Umfang vorher feststeht.
Wem gehören die Abläufe?
Ihnen. Die Abläufe laufen in Ihrer Microsoft-365-Umgebung, nicht auf Systemen von KKM-Design, und werden mit Dokumentation übergeben. Darin steht, was jeder Ablauf tut, welche Daten er nutzt und wer ihn ändern darf.
Was passiert, wenn ein Ablauf ausfällt?
Jeder Ablauf meldet Fehler an eine festgelegte Stelle, statt still stehen zu bleiben. Die Dokumentation beschreibt, wie der Schritt von Hand erledigt wird, bis der Ablauf wieder läuft. Auf Wunsch übernimmt KKM-Design die laufende Betreuung.
Arbeiten Sie auch außerhalb von Augsburg?
Ja. KKM-Design sitzt in Augsburg und betreut Projekte im gesamten deutschsprachigen Raum. Automatisierung lässt sich weitgehend aus der Ferne umsetzen, persönliche Termine sind im Umkreis von rund 60 Kilometern um Augsburg möglich.
Einrichtung, Identitäten und E-Mail stehen auf einer eigenen Seite.
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