E-Mail-Sicherheit · Fehlersuche
Warum landen meine Mails im Spam? Ursachen und Lösungen
Ein Angebot, das im Spamordner liegt, ist ein verlorenes Angebot. Die häufigsten Gründe, warum geschäftliche Mails dort landen, und eine Reihenfolge für die Fehlersuche.
Kurz beantwortet
Geschäftliche Mails landen meist aus einem von vier Gründen im Spam: Die Domain hat SPF, DKIM oder DMARC nicht oder falsch eingerichtet, der sendende Server oder die Domain hat eine schlechte Reputation, etwa durch einen Eintrag auf einer Sperrliste, der Inhalt wirkt wie Werbung oder Betrug, oder die Mail wurde über einen Dienst verschickt, der nicht für die Domain berechtigt ist.
Die häufigsten Ursachen
| Ursache | Typisches Anzeichen | Abhilfe |
|---|---|---|
| Fehlende Authentifizierung | in den Kopfzeilen spf=fail, dkim=none oder dmarc=fail | SPF, DKIM und DMARC einrichten |
| Unberechtigter Versanddienst | nur Mails aus Shop, Formular oder Newsletter betroffen | Dienst in SPF aufnehmen, DKIM aktivieren |
| Sperrliste | plötzlich viele Mails betroffen, Rückläufer mit Hinweis auf eine Liste | Ursache finden, Austragung beantragen |
| Neue Domain | Probleme in den ersten Wochen nach dem Start | langsam steigern, sauber authentifizieren |
| Inhalt | nur bestimmte Mails betroffen, etwa mit Anhängen oder vielen Links | Inhalt und Anhänge prüfen |
Ursache Nummer eins: fehlende Authentifizierung
Die großen Postfachanbieter prüfen bei jeder Mail, ob sie wirklich von der angegebenen Domain stammt. Seit Februar 2024 verlangen Google und Yahoo von allen Absendern mindestens SPF oder DKIM, Absender mit hohem Volumen brauchen zusätzlich DMARC. Fehlt die Authentifizierung, sinkt das Vertrauen in jede Mail der Domain. Was die drei Einträge tun, erklärt der Artikel SPF, DKIM und DMARC erklärt.
So prüfen Sie das: Schicken Sie eine Mail an ein Postfach bei Gmail oder Outlook.com und öffnen Sie dort die Originalansicht. Im Abschnitt Authentication-Results steht für SPF, DKIM und DMARC jeweils pass oder ein Fehler.
Die vergessenen Absender
Häufig kommen normale Mails aus dem Postfach gut an, aber Rechnungen aus der Buchhaltungssoftware, Bestellbestätigungen aus dem Shop oder Nachrichten aus dem Kontaktformular der Website landen im Spam. Der Grund: Diese Dienste senden mit Ihrer Domain als Absender, stehen aber nicht in Ihrem SPF-Eintrag und signieren nicht mit DKIM. Jeder dieser Dienste muss eingetragen werden. Wie, erklärt der Artikel Was ist SPF?.
Reputation und Sperrlisten
Postfachanbieter merken sich, wie sich Mails einer Domain und eines Servers in der Vergangenheit verhalten haben: Wurden sie als Spam markiert, kamen viele Rückläufer an ungültige Adressen? Daraus entsteht eine Reputation. Zusätzlich gibt es öffentliche Sperrlisten, auf denen Server und Domains landen, die durch Spam aufgefallen sind, etwa nach einem gehackten Postfach.
Sperrlisten abfragen
Mit kostenlosen Prüfdiensten im Netz die eigene Domain und die IP-Adresse des Mailservers prüfen.
Ursache beheben
Gehackte Konten sperren, Passwörter ändern, Zwei-Faktor-Anmeldung einschalten.
Austragung beantragen
Die meisten Sperrlisten haben ein Verfahren zur Austragung, sobald die Ursache behoben ist.
Beobachten
Für Gmail zeigen die Google Postmaster Tools die Reputation einer Domain, sofern genug Mails dorthin gehen.
Der Inhalt der Mails
- Betreffzeilen in Großbuchstaben oder mit vielen Ausrufezeichen
- Mails, die fast nur aus einem Bild bestehen
- gekürzte Links, deren Ziel nicht erkennbar ist
- Anhänge in Formaten, die oft für Schadsoftware genutzt werden, etwa ausführbare Dateien oder Archive
- eine Absenderadresse, die nicht zur Domain der Website passt
Inhaltliche Filter spielen eine Rolle, haben aber selten so viel Gewicht wie fehlende Authentifizierung oder eine schlechte Reputation.
Newsletter und Massenversand
Für Newsletter gelten strengere Regeln: Empfänger brauchen eine nachweisbare Einwilligung, Abmelden muss einfach sein, bei großen Anbietern mit einem Klick. Newsletter sollten über einen dafür spezialisierten Dienst verschickt werden, nicht über das normale Postfach, und dieser Dienst muss für die Domain authentifiziert sein.
Aus der Praxis von KKM-Design
Häufige Fragen
Warum kommen meine Mails bei manchen Empfängern an und bei anderen nicht?
Jeder Anbieter filtert anders. Firmen mit eigenen Spamfiltern sind oft strenger als private Postfächer. Fehlende Authentifizierung fällt aber bei fast allen auf.
Hilft es, den Empfänger zu bitten, mich als sicheren Absender einzutragen?
Für diesen Empfänger ja, als schnelle Lösung. Die Ursache bleibt aber bestehen, und alle anderen Empfänger sind weiter betroffen.
Wie schnell erholt sich eine schlechte Reputation?
Nach Behebung der Ursache verbessert sie sich mit der Zeit durch sauberen Versand. Eine genaue Dauer lässt sich nicht vorhersagen, Austragungen von Sperrlisten gehen oft schneller.
Kay Strack · Webdesigner und Cloud Engineer · KKM-Design